マニュアル作成の重要性は理解していても、どのツールを選べば良いか迷っていませんか？
業務の標準化や知識共有は、企業の生産性向上に欠かせません。
しかし、適切なツールがなければ、その作成に多くの時間と労力を要してしまいます。人気があるツールだからとはいえ、必ずしも自分たちの会社に合うとは限りません。
本記事では、2024年最新のマニュアル作成ツールを比較し、目的別の選び方をご紹介します。コスト削減や業務効率化を実現する最適なツール選びをサポートし、あなたの企業に合ったマニュアルツールを見つける手助けをします。
ぜひ最後まで読んでみてください。
中小企業がマニュアル作成ツールを導入すべき3つの理由
中小企業がマニュアル作成ツールを導入すべき理由は、以下の3点に集約されます。
マニュアル作成ツールは、単なる文書作成支援ツールではありません。中小企業の経営課題を解決し、生産性向上を実現する戦略的ツールです。
人材リソースが限られる中小企業こそ、これらのツールを活用することで、大企業に負けない業務品質と効率性を確保できます。ここからは、上記3つの理由について詳しく解説していきます。
コスト削減
マニュアル作成ツールの導入は、短期的には投資に見えますが、長期的には大幅なコスト削減につながります。まず、マニュアル作成時間が大幅に短縮され、人件費を抑えられます。
また、標準化されたマニュアルにより、研修時間の短縮や業務エラーの減少が実現し、間接的なコスト削減効果も期待できます。さらに、ペーパーレス化によって印刷コストや保管スペースの削減も可能です。
結果として、業務全体の効率化とコスト最適化が図れ、安定的な経営に貢献します。
業務効率化・属人化防止
マニュアル作成ツールは、業務の効率化と属人化防止に大きく貢献します。標準化されたマニュアルにより、誰でも一定レベルの業務遂行が可能になり、特定の従業員への依存度が低下します。
これは、人員の異動や退職時のリスクを軽減し、業務の継続性を維持することが可能です。また、マニュアルの更新や共有が容易になるため、最新の業務手順を全社で迅速に共有できます。
結果として、業務プロセスの効率化が進み、生産性が向上。さらに、属人化の解消により、従業員の負担軽減やワークライフバランスの改善にもつながります。
安定した品質で作業が可能
マニュアル作成ツールを活用することで、一貫性のある高品質な作業が可能になります。標準化されたマニュアルにより、経験や技能レベルに関わらず、全従業員が同じ手順で業務を遂行できます。
これにより、製品やサービスの品質にばらつきが生じにくくなり、顧客満足度の向上につながります。また、作業ミスや手順の抜け漏れが減少し、安全性も向上します。
さらに、品質管理や監査の際にも、一貫した基準で評価できるため、継続的な品質改善が容易になります。結果として、企業全体の信頼性と競争力が強化されます。
マニュアル作成ツール導入による5つの具体的メリット
マニュアル作成ツールの導入は、以下の5つの具体的メリットをもたらします。
- 作成時間の大幅短縮
- 一貫性のある文書作成
- 容易な更新と版管理
- チーム間の円滑な情報共有
- データ分析による継続的改善
これらのメリットは、企業の業務効率を劇的に向上させるでしょう。作成時間の短縮により、より多くのマニュアルを迅速に作成できるようになり、業務のカバー範囲が広がります。
一貫性のある文書作成は、ブランドイメージの統一と品質の標準化につながるはずです。容易な更新と版管理により、常に最新の情報を維持できる環境が整います。チーム間の円滑な情報共有は、部門を超えた協力体制の強化を促進するでしょう。
さらに、データ分析機能を活用することで、マニュアルの使用状況や効果を把握し、継続的な改善が可能となります。これらの効果により、企業全体の生産性と競争力の向上が期待できるのです。
目的別マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールの選び方は、企業の目的や業務内容によって大きく異なります。
効果的なツール選択のためには、自社のニーズを的確に把握し、それに合致した機能を持つツールを選ぶことが重要です。
ここでは、主な目的別にマニュアル作成ツールの選び方を解説します。具体的には、以下の4つのケースについて詳しく見ていきます。
- 業務手順書を作成したい場合の選び方
- 操作画面の手順書を作成したい場合の選び方
- 現場向け動画マニュアルを作成したい場合の選び方
- ナレッジ蓄積を強化したい場合の選び方
これらの目的に応じて適切なツールを選択することで、より効率的かつ効果的なマニュアル作成が可能です。各ケースの特徴や注意点を理解し、自社の状況に最適なツールを見つけることが、成功への鍵となるでしょう。
1. 業務手順書を作成したい場合の選び方
業務手順書を作成する場合、テキストベースの文書作成機能が充実したツールを選びましょう。特に、テンプレート機能や段階的な手順作成支援が備わっているものが効果的です。
また、複数の部署や役割に対応できるよう、柔軟なカスタマイズ機能も重要です。さらに、チーム内での共同編集や承認フロー機能があれば、より効率的に高品質な手順書を作成できます。
検索機能や目次自動生成機能も、大規模な手順書作成には欠かせません。ユーザーの習熟度に合わせて詳細度を調整できる機能があれば、より使いやすい手順書になるでしょう。
2. 操作画面の手順書を作成したい場合の選び方
操作画面の手順書作成には、スクリーンショット機能と画像編集機能が充実したツールを選ぶことが重要です。
画面キャプチャ機能が統合されており、簡単に画像を取り込めるツールが理想的です。また、矢印や吹き出しなどの注釈を追加できる機能も必須です。さらに、画像の自動認識機能があれば、操作対象の要素を自動的に検出し、説明を付加できるため効率的です。
OCR機能があれば、画面上のテキストを自動抽出し、翻訳や検索に活用できます。加えて、画面遷移を分かりやすく表現できるフローチャート作成機能も有用でしょう。
3. 現場向け動画マニュアルを作成したい場合の選び方
現場向け動画マニュアル作成には、使いやすい動画編集機能を持つツールが最適です。画面録画機能やスマートフォンとの連携機能があれば、現場の様子を直接撮影・編集できます。
ナレーション追加機能や字幕自動生成機能も重要で、これにより音声情報を補完できます。また、短時間で効果的な動画を作成するためのテンプレート機能や、チャプター分割機能があると便利です。
さらに、視聴者の理解度を確認するための小テスト機能や、動画内にリンクや補足情報を埋め込める機能があれば、より効果的なマニュアルとなるでしょう。
4. ナレッジ蓄積を強化したい場合の選び方
ナレッジ蓄積を強化したい場合、情報の整理と検索機能が充実したツールを選ぶことが重要です。タグ付け機能やカテゴリ分類機能により、情報を体系的に整理できるものが理想的です。
また、全文検索機能や関連情報の自動リンク機能があれば、必要な情報へのアクセスが容易になります。さらに、ユーザーの閲覧履歴や検索傾向を分析し、パーソナライズされた情報推奨機能があるツールも効果的です。
クラウドベースで、複数のデバイスからアクセス可能なものを選べば、いつでもどこでも知識の共有・更新が可能になり、組織全体のナレッジ管理が強化されるでしょう。
おすすめマニュアル作成ツール10選
ここでは、目的別に厳選したおすすめのマニュアル作成ツール10選を紹介します。あなたの企業に最適なツール選びをサポートします。
以下の3つのカテゴリーに分けて、それぞれ厳選してツールを紹介していきます。
- 業務手順書向けツール
- 操作手順書向けツール
- 動画マニュアル向けツール
これらの比較を通じて、導入を検討する際の判断材料を提供します。あなたの目的や予算に合わせて、最適なツールを見つけることができるでしょう。
業務手順書向けツール
ここからは業務手順書向けツールを4つ紹介します。
- マネドキ
- Teachme Biz（ティーチミービズ）
- COCOMITE（ココミテ）
- トースターチーム
順番に解説していきます。
マネドキ
マネドキは、PCでの文字入力ができれば、専門知識なしで誰でも簡単にマニュアルを作成できるツールです。画像や動画の挿入も容易で、直感的な操作が可能です。
テスト機能やアンケート配信、データのCSV出力など、マニュアル運用に必要な機能が充実しています。特筆すべきは退職者アンケート機能で、離職原因の分析や組織課題の明確化に役立ちます。
さらに、月1回のMTGによる「伴走型」サポートにより、導入後も継続的な組織改善をサポートします。マネドキは単なるマニュアルツールではなく、組織全体の生産性向上と人材定着を実現する次世代型の人材マネジメントツールと言えるでしょう。
Teachme Biz（ティーチミービズ）
Teachme Biz（ティーチミービズ）は、直感的な操作性が特徴の業務マニュアル作成ツールです。画面キャプチャ機能を使えば、操作手順を簡単に記録でき、説明文も自動で生成されます。
マニュアルの作成だけでなく、共有や更新も容易で、常に最新の情報を全社員に提供できます。また、閲覧状況の把握や理解度テストの実施も可能で、効果的な教育管理を実現します。
モバイル対応により、現場でのマニュアル閲覧もスムーズ。多言語対応機能もあり、グローバル展開する企業にも適しています。導入実績も豊富で、様々な業種・規模の企業で活用されています。
使いやすさと機能の充実度のバランスが取れたツールと言えるでしょう。
COCOMITE（ココミテ）
COCOMITE（ココミテ）は、コニカミノルタが開発した高機能なマニュアル作成ツールです。AI技術を活用し、業務プロセスの可視化から手順書作成まで効率的に行えます。
特筆すべきは、音声認識機能を用いたマニュアル作成支援。作業者の声を自動でテキスト化し、手順書の下書きを生成します。また、画像や動画の挿入も容易で、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
さらに、作成したマニュアルの共有や更新が簡単で、常に最新の情報を組織全体で共有可能。閲覧履歴の管理や理解度チェック機能も備わっており、教育効果の測定も容易です。
大企業から中小企業まで幅広く利用されており、業務効率化と品質向上を同時に実現する強力なツールとして評価されています。
トースターチーム
トースターチームは、チーム連携に特化した業務効率化ツールです。マニュアル作成機能だけでなく、タスク管理やコミュニケーション機能も統合されており、業務の可視化と標準化を一元的に行えます。
直感的なインターフェースにより、IT知識がなくても簡単にマニュアルを作成・編集できます。画像や動画の挿入も容易で、視覚的にわかりやすい資料作りが可能です。
特筆すべきは、リアルタイムでの共同編集機能。チームメンバーが同時にマニュアルを編集でき、迅速な情報更新と共有が実現します。また、バージョン管理機能により、過去の編集履歴も簡単に確認できるツールです。
操作手順書向けツール
ここからは操作手順書向けツールを3つ紹介します。
- Dojo（道場）
- iTutor（アイチューター）
- EZLecture（イージーレクチャー）
順番に解説していきます。
Dojo（道場）
Dojo（道場）は、システム操作手順書の作成に特化したマニュアル作成ツールです。最大の特徴は、画面キャプチャーと自動説明文生成機能の高度な連携です。
ユーザーが操作する画面を自動的にキャプチャーし、その操作に応じた説明文を AI が生成します。これにより、マニュアル作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
また、作成したマニュアルは HTML 形式で出力され、Web ブラウザで閲覧可能。検索機能も充実しているため、必要な情報にすぐにアクセスできます。
バージョン管理機能も備えており、システムのアップデートに伴うマニュアルの更新も容易です。IT 部門や教育部門での利用に特に適しており、効率的なシステム導入と運用をサポートします。
iTutor（アイチューター）
iTutor（アイチューター）は、多言語対応に優れたシステム操作手順書作成ツールです。グローバル展開する企業や、多国籍の従業員を抱える組織に特に適しています。
最大の特徴は、作成したマニュアルを複数の言語に自動翻訳する機能です。これにより、同一内容のマニュアルを各国語で効率的に提供できます。
操作画面のキャプチャー機能も高性能で、マウスの動きや入力操作も記録可能。これらの操作を自動で説明文に変換し、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
さらに、eラーニング機能も搭載しており、マニュアル閲覧だけでなく、理解度テストの実施や進捗管理も可能です。システムの国際展開や多言語環境での業務標準化に貢献する強力なツールです。
EZLecture（イージーレクチャー）
EZLecture（イージーレクチャー）は、シンプルな操作性と充実したテンプレートが特徴のマニュアル作成ツールです。IT初心者でも簡単に高品質な操作手順書を作成できます。
豊富なテンプレートを活用することで、一貫性のあるデザインのマニュアルを効率的に作成可能。画面キャプチャー機能も備えており、システム操作の手順を視覚的にわかりやすく表現できます。
また、作成したマニュアルはHTML形式で出力され、Webブラウザで簡単に閲覧できます。検索機能も充実しているため、必要な情報にすぐにアクセスできるのが特徴です。
さらに、アクセス権限の設定や更新履歴の管理機能も備えており、セキュリティ環境でのマニュアル運用が可能です。中小企業のIT部門や教育担当者に特におすすめのツールといえます。
動画マニュアル向けツール
ここからは動画マニュアル向けツールを3つ紹介します。
- tebiki（テビキ）
- VideoStep（ビデオステップ）
- Videotouch（ビデオタッチ）
順番に解説していきます。
tebiki（テビキ）
tebiki（テビキ）は、簡単操作で高品質な動画マニュアルを作成できるツールです。PCの画面操作を録画しながら、音声による説明を同時に収録できる点が特徴としてあげられます。
専門的な動画編集スキルがなくても、直感的な操作で洗練された動画マニュアルを作成可能です。画面のズームやハイライト機能も搭載しており、重要ポイントを強調できます。
作成した動画は自動で字幕が生成され、多言語対応も可能。さらに、視聴者の理解度を確認するクイズ機能も備えています。
クラウドベースで運用されるため、チーム内での共有やバージョン管理が容易です。リモートワークの増加に伴い、効果的な遠隔教育ツールとしても注目されています。使いやすさと機能性を両立した、動画マニュアル作成の強力なツールです。
VideoStep（ビデオステップ）
VideoStep（ビデオステップ）は、高機能な動画マニュアル作成ツールです。従来の一方向的な動画マニュアルとは一線を画す、双方向のコミュニケーションを実現します。
特徴は、動画内に選択肢を埋め込める点です。これにより、視聴者は単に見るだけでなく、能動的に学習に参加できます。画面録画、音声ナレーション、テキスト挿入などの基本機能も充実しています。直感的なインターフェースで、専門知識がなくても高品質な動画を作成できます。
また、視聴者の操作履歴や理解度を詳細に分析できる機能も搭載。学習効果の測定や改善に役立ちます。クラウドベースで運用されるため、チーム内での共有や更新も容易です。次世代の動画マニュアルツールとして、教育効果の高い研修や製品説明に最適です。
Videotouch（ビデオタッチ）
Videotouch（ビデオタッチ）は、AIによる自動字幕生成機能が特徴の動画マニュアル作成ツールです。音声認識技術を活用し、録音された説明を高精度で文字起こしします。
動画撮影や画面録画機能も備えており、操作手順やプロセスを視覚的に分かりやすく伝えられます。編集機能も直感的で、専門知識がなくても洗練された動画を作成可能です。
多言語対応も強みで、自動生成された字幕を複数の言語に翻訳できます。グローバル展開する企業や多国籍チームでの利用に適しています。さらに、視聴者の理解度を確認するクイズ機能や、視聴履歴の分析機能も搭載。学習効果の測定や改善に役立ちます。
マニュアル作成ツールならマネドキ
マネドキは、直感的な操作で誰でも簡単にマニュアルを作成でき、画像や動画の挿入も容易なツールです。
特筆すべきは、テスト機能やアンケート配信、データのCSV出力など、マニュアル運用に必要な機能が全て揃っている点です。さらに、退職者アンケート機能により、離職原因の分析や組織課題の明確化が可能です。
月1回のMTGによる「伴走型」サポートも特徴で、導入後も継続的な組織改善をサポートします。
このツールは特に、業務効率化と人材定着の両方を目指す中小企業の経営者や、人事担当者におすすめです。また、マニュアル作成の負担を軽減しつつ、組織全体の生産性向上を図りたい管理職の方にも適しています。
資料請求やお問い合わせは無料のため、興味があればぜひお問い合わせしてみてください。
まとめ
マニュアル作成ツールは、業務効率化と知識共有に欠かせない存在です。
本記事では、目的別に優れたツールを厳選して10個紹介しました。各ツールには特徴があり、業務手順書作成、システム操作説明、動画マニュアル作成など、様々なニーズに対応しています。
企業規模や業種、目的に応じて最適なツールを選ぶことで、生産性向上と人材育成を効果的に実現できるでしょう。導入を検討する際は、各ツールの特徴を十分に比較検討することをおすすめします。
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